Makkelijk administratie up to date houden

Belang goede administratie

Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang: niet alleen om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor je bedrijfsvoering. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden, deze te bewaren en af te stemmen op de aard van je bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als je onderneming nog niet eens van start is gegaan!

Voor je bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie heb je snel de beschikking over de cijfers en resultaten van je onderneming en krijg je zo inzicht in de kosten, omzet en winst. Aan de hand hiervan kun je inspelen op ontwikkelingen en je activiteiten eventueel bijstellen.
Waarom administratie uitbesteden

Voor het invullen van aangiften

De administratie vormt de basis voor je fiscale aangiften. De belastingdienst moet deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Wanneer je administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je de administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst kan dan zelf je omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het niet eens bent met die berekening, dan zul je zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’. Een ander voorbeeld is dat als je geen duidelijke overzichten hebt van je aan- en verkopen, je je aangifte omzetbelasting bijvoorbeeld niet goed kunt invullen, waardoor je dan mogelijk geen aanspraak kunt maken op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw.

Onderdelen financiële administratie

Je kunt je administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij je onderneming. Veel gegevens worden tegenwoordig digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die je bijhoudt met je mobiele telefoon. Maar ook de verkoopgegevens die je registreert met een kassasysteem en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan. Alle gegevens van en over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen dus bij jouw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
  • Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
  • Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
  • Tussentijds gemaakte controle berekeningen;
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
  • Bankafschriften;
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • Agenda's en afsprakenboeken;
  • Correspondentie;
  • Software en databestanden.