Enige tijd geleden meldde zich een klant bij ons kantoor. Hij kon wel wat hulp gebruiken bij zijn administratie gaf hij aan. De klant wilde graag dat wij per kwartaal de BTW aangifte zouden verzorgen, de rest deed hij allemaal zelf. De boekhouding was volgens hem netjes bij, alles was digitaal bijgehouden en geboekt.
Het verhaal
Toen wij echter de BTW aangifte wilden doen, bleek het toch iets minder correct en netjes te zijn dan gedacht. De klant had weliswaar de bestanden geüpload, maar deze waren niet gekoppeld aan de boekingen. Daarnaast waren de inkoop- en verkoopfacturen helemaal niet geboekt. De bankmutaties werden als opbrengsten en kosten geboekt maar er waren ook veel geïmporteerde bankmutaties nog niet verwerkt waardoor deze niet in de BTW aangifte en het resultaat werden meegenomen. Uiteindelijk hebben we de gehele administratie doorgespit, de inrichting van het boekhoudprogramma waar nodig aangepast, boekingen gecorrigeerd en de geüploade bestanden aan de boekingen toegevoegd zodat de informatie eenvoudig terug te vinden is. Door deze aanpassingen heeft de klant gelijk een beter inzicht in de cijfers maar ook een duidelijk overzicht van de openstaande posten. Achteraf was het een behoorlijke klus om de financiële administratie correct te krijgen. De klant dacht het goed op orde te hebben, maar niets bleek minder waar. Daarom adviseren wij klanten ook altijd om goed en voorbereid van start te gaan en je voldoende over de financiële administratie te (laten) informeren i.p.v. zomaar aan de slag te gaan zonder dat je precies weet waar je mee bezig bent. Als je niet goed weet wat er allemaal moet gebeuren dan krijg je ook geen correct beeld van en duidelijk inzicht in de cijfers van je bedrijf.
